Preguntas Frecuentes y Comunes al Comprar un Sistema o Software para que cumpla con el Anexo 24

El Anexo 24 de la Ley Aduanera establece los lineamientos para llevar un control preciso de los inventarios de empresas IMMEX, con el objetivo de garantizar la trazabilidad y legalidad de sus operaciones de importación y exportación. El cumplimiento de este requisito es esencial para mantener el IMMEX y evitar sanciones.

Las personas morales a las que se les autorice un Programa IMMEX, están obligadas a llevar un Sistema o Software de control de inventarios en forma automatizada de acuerdo al artículo 59 fracción. I  de la Ley Aduanera, el artículo 24 fracción. IX Decreto IMMEX y el Anexo 24 de las Reglas Generales de Comercio Exterior;  el cual mantenga en todo momento el registro actualizado de los datos de control de las mercancías de comercio exterior, mismos que deberán estar a disposición de la autoridad aduanera.

Primero que nada debes considerar que aunque los dos sean sistemas de control de inventarios, tienen prioridades u objetivos diferentes, mientras que un ERP se concentra en la planeación de recursos, el software para empresas IMMEX se centra en el cumplimiento de la ley aduanera, particularmente de los Anexos 24 y 30, por lo que requiere de mucha de la información almacenada en los pedimentos.

Por lo anterior, aunque algunos sistemas ERP cuenten con módulos especiales para  llevar el Anexo 24, estos terminan siendo altamente costosos y no se actualizan con frecuencia.

Adquirir un sistema o software de control de inventarios que te ayude a cumplir con tus obligaciones como empresa IMMEX es la mejor inversión que puedes hacer.

Debes considerar que la compra de un Sistema o Software que te ayude a cumplir con los Anexos 24 y 30 está muy lejos de ser solo un requisito.  Lo que la ley te exige, es que dicho sistema se encuentre actualizado en todo momento y que cumpla con el marco legal vigente en el que se llevó a cabo la operación.  Si consideras esto y lo sumas al periodo auditable que regularmente es de 5 años o más en casos especiales, debes considerar dentro de tu presupuesto la inversión de mantener actualizado tu software, particularmente desde una perspectiva legal, pero también considerando el entorno tecnológico.

"Sí, la capacitación es esencial", ten en cuenta que por más amigable que pueda ser un software, no deja de ser una herramienta especializada, lo cual requiere de una capacitación que permita al usuario obtener el mayor provecho de la herramienta y usarla como es debido.  Adicional al uso del software, también es muy importante que el usuario cuente con los conocimientos teóricos de us beneficios y obligaciones como empresa IMMEX.

Teniendo en cuenta lo anterior, debes considerar un plan de contingencia en caso de que tengas rotación de personal en el que al menos consideres un curso para el nuevo miembro del equipo, ya que el querer ahorrarte dicha inducción podría tener consecuencias sumamente riesgosas para la empresa por un mal manejo de la herramienta.

Hay muchos errores comunes que se desencadenan por un problema de fondo y el más común en la gran mayoría de las empresas y es el de "NO DARLE LA IMPORTANCIA" que merece llevar tus operaciones al día y en cumplimiento de los Anexos 24 y 30.  Desde las empresas que solo adquieren un software para cumplir con el requisito y no lo actualizan, pasando por las que solo suben información sin auditarla hasta aquellas empresas que van almacenando información, la auditan de vez en cuando, pero no se toman el tiempo de corregir los errores hasta que la autoridad los audita.

¡Definitivamente no! Considera que un esquema de renta está enfocado a una solución temporal, mientras que el cumplimiento de las obligaciones de una empresa debe ser una solución sostenida y de mejora continua.  Por otro lado, contratar el servicio con un tercero sin ser dueño de un software, limita de cierta forma el control y el acceso a tu propia información.  

• Experiencia en el sector:Dado que es un área muy especializada, es vital que el proveedor cuente con conocimiento en  el marco legal y en la experiencia de uso de software del personal de comercio, para la mejor comprensión de tus necesidades. Por otro lado, también es importante tener expertis en desarrollo de software para garantizar la liberación de actualizaciones con la mejor calidad y en el menor tiempo posible.
  
• Clientes y Casos de Éxito:Solicita referencias, encuestas de satisfacción, casos de éxito e incluso el tiempo promedio de lealtad o antigüedad de clientes.
  
• Confiabilidad: Además de las actualizaciones que mencionamos antes, debes considerar que elegir un proveedor de software para el Anexo 24 es una solución a largo plazo, sobre todo considerando el periodo auditable, pero también teniendo en cuenta lo complejo que resulta cambiar de proveedor.
  
• Servicio Post Venta:¡Sumamente Importante!, evalúa y compara que es lo que te ofrece cada proveedor en cuestión de soporte tanto técnico, como operativo o de uso, cursos, actualizaciones, servicios, entre otros.